Asistente Administrativo

Descripción del empleo / Job Description

DESCRIPCIÓN GENERAL
El asistente administrativo es responsable de facilitar el funcionamiento eficiente de los departamentos de la compañía mediante la realización de una variedad de tareas administrativas y clericales

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES (Incluir en la lista las funciones y responsabilidades del puesto)
Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que las personas con discapacidad realicen las funciones esenciales.

Contestar y transferir las llamadas telefónicas de acuerdo con la necesidad de cada una.
Dar la bienvenida, solicitar la documentación necesaria y realizar la orientación a los nuevos clientes.
Atender y brindar apoyo al equipo de operaciones y administrativo en las diferentes situaciones que se puedan presentar durante el día a día y durante la prestación de servicios a clientes.
Mantener los sistemas de archivo organizados según lo asignado.
Recuperar la información solicitada de los registros, correo electrónico, actas y otros documentos relacionados.
Preparar resúmenes escritos de datos cuando es necesario.
Responder y resolver consultas y preguntas administrativas.
Coordinar y programar viajes, reuniones y citas para la gerencia.
Preparar agendas y horarios para reuniones.
Mantener los suministros de oficina y coordinar el mantenimiento del equipo de oficina.
Realizar otras tareas relacionadas según lo asignado.

NOTAS:
La gerencia puede pedirle que realice otras tareas que se consideran una solicitud razonable.
Esta descripción del trabajo es un resumen de las funciones típicas del rol, no es una lista exacta de posibles responsabilidades, tareas y deberes del rol.
Esta descripción del trabajo está sujeta a revisión.

COMPETENCIAS
Orientado al detalle con excelentes habilidades de resolución de problemas y organización.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Orientado al servicio al cliente interno y externo.
Excelentes destrezas interpersonales y de trabajo en equipo.
Planificación y organización
Alto sentido de responsabilidad sobre el trabajo.
Proactivo con un alto sentido de urgencia y de servicio.

REQUISITOS
Bachillerato en administración, contabilidad, secretariado, sistemas de oficina o afines.
Se requiere de 1 a 3 años de experiencia en posiciones administrativas o afines.
Conocimiento en el uso de herramientas como Excel, Word, Power Point, Google, entre otros. Destreza básica en Excel.
Conocimiento sobre el manejo de herramientas de comunicación virtual cómo Zoom, Microsoft teams, etc.
Administración y mantenimiento de bases de datos.

AMBIENTE DE TRABAJO
(describir ambiente de trabajo y equipos que utiliza)
En Caribe Drones manejamos un ambiente de trabajo estimulante, colaborativo, centrado en el éxito mutuo y el crecimiento tanto individual como de la empresa. Esta posición opera en una modalidad de trabajo híbrida. En los momentos de trabajo presencial con el equipo de Caribe Drones se realizará en entorno de oficina profesional con el uso habitual de equipos de oficina estándar como computadoras, teléfonos y fotocopiadoras.

DEMANDAS FÍSICAS
Debe poder levantar hasta 10 libras ocasionalmente.
Requiere estar largos periodos de tiempo sentado en el computador.
Movimientos repetitivos de motricidad fina.