Asistente Administrativo Principal

Descripción del empleo / Job Description

Trabajo profesional y administrativo que consiste en la planificación, organización, coordinación, dirección, supervisión y evaluación de las actividades, administrativas, técnicas u operacionales de los servicios que se generan en un departamento u oficina del Municipio Autónomo de Ponce.

FUNCIONES / TAREAS TÍPICAS

Planifica, organiza, coordina, dirige, supervisa y evalúa las actividades administrativas, técnicas u operacionales a su cargo en un departamento u oficina del Municipio de Ponce.
Organiza y distribuye el trabajo a sus supervisados con indicación de prioridades; los orienta, guía, supervisa y evalúa en la ejecución de sus funciones; monitorea los planes e itinerarios de trabajo para determinar cumplimiento.
Prepara o colabora con su supervisor en la preparación, administración y control del presupuesto de su unidad.
Orienta y asesora al personal de su unidad sobre la normativa aplicable a los asuntos de recursos humanos, finanza, compras, propiedad, presupuesto y otros aspectos administrativos.
Desarrolla, revisa, implanta y evalúa el cumplimiento de los planes de trabajo de su unidad.
Analiza, interpreta y aplica la normativa municipal, estatal y federal, que regula el programa o actividad bajo su responsabilidad.
Examina, comprueba y certifica documentos relacionados a las actividades que desarrolla su unidad de trabajo.
Prepara, tramita y provee seguimiento a planteamientos relacionados con los recursos humanos de la unidad a su cargo.
Entrevista candidatos a empleo en la unidad que supervisa y presenta sus recomendaciones.
Prepara y asegura el cumplimiento del Plan de Vacaciones de su unidad de trabajo.
Prepara y tramita la compra de equipo y materiales que necesita en su área de trabajo.
Prepara diversos informes, comunicaciones, tablas y graficas sobre la labor realizada, y cualquier otro que le sea requerido.
Establece la metodología apropiada para evaluar la efectividad de las actividades y funcionamiento de su departamento u oficina.
Estudia, analiza y resuelve los problemas operacionales que surgen para mantener la efectividad y productividad de su departamento u oficina, según las metas, objetivos y prioridades establecidas.
Colabora en asuntos relacionados con el Plan de Acción Correctiva, requerido por agencias reguladoras.
Colabora en la preparación de estudios, propuestas, planes de trabajo, planes estratégicos y planes anuales del departamento u oficina.
Atiende y provee seguimiento a las encomiendas especiales asignadas por su supervisor inmediato y lo mantiene informado del progreso de estos.
Prepara propuestas competitivas de fondos externos para el financiamiento de proyectos y actividades especiales en su departamento u oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS

Conocimiento considerable de las funciones y organización de su unidad de trabajo. Conocimiento considerable de la normativa aplicable a su departamento u oficina.
Conocimiento considerable de los principios, técnicas y mejores prácticas de administración y supervisión.
Conocimiento del Código Municipal, Ley 107-2020, según enmendada.
Conocimiento de la Ley de Ética Gubernamental.
Habilidad para organizar, dirigir, desarrollar, supervisar y evaluar actividades relacionadas con encomiendas técnicas, administrativas u operacionales.
Habilidad para planificar, organizar, coordinar y supervisar actividades variadas.
Habilidad para expresarse con corrección y exactitud, verbalmente y por escrito, en los idiomas español e inglés según aplique.
Habilidad para establecer prioridades en la asignación de tareas, conforme a las necesidades de servicio.
Habilidad para trabajar en equipo, lograr metas específicas, tomar decisiones y resolver con rapidez diversas situaciones o dificultades relacionadas con las actividades a su cargo.
Habilidad para ejercer liderazgo que propicie el desarrollo de equipos de trabajo comprometidos con la misión, visión y objetivos establecidos.
Habilidad para observar y mantener una conducta en cumplimiento con los principios éticos del servicio público.
Habilidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con superiores, compañeros de trabajo, empleados, supervisados y público en general.
Destreza en la operación y uso de sistemas de información computadorizados, hojas de trabajo electrónicas, aplicaciones y otros equipos de oficina.

PREPARACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA MÍNIMA
Bachilleratodeunainstituciónlicenciadaoacreditada. Cuatro(4)añosdeexperienciaentrabajo administrativo o de supervisión; uno de estos en funciones de naturaleza, responsabilidad y complejidad comparables a las de un Asistente Administrativo Senior en el Municipio Autónomo de Ponce. Grados académicos superiores podrán sustituir parte de la experiencia requerida.